O Arquivo Regional da Madeira (ARM) presta consultoria ao nível de condições de conservação e preservação de documentos, de transferência ou substituição de suportes. Esta colaboração pauta-se por critérios claros, tendo em conta as limitações de um serviço que o ARM presta apenas quando lhe é possível disponibilizar pessoal qualificado.
1. Prioridade a serviços da Administração Pública.
2. Em caso de privados, ter em conta o valor histórico e cultural reconhecido do fundo ou colecção em causa.
Técnicos ao serviço
Desde a abertura do novo edifício, com instalações específicas para este trabalho, revelou-se essencial investir no sector. Seguindo o exemplo de instituições de renome do país, o Arquivo constituíu uma equipa de trabalho especializada, contando até ao momento com três Técnicos Superiores de Conservação e Restauro, sete Técnicos e seis estagiários distribuídos pelas diversas áreas da sua competência.
Esta equipa trabalha no sentido de assegurar o bem-estar da colecção, para que permaneça acessível ao público durante o máximo de tempo possível.
O ARM, em colaboração com o CELFF – Centro de Estudos de Línguas e Formação do Funchal – organizou entre 09 de Março e 15 de Dezembro de 2005, o 1.º Curso Técnico-Profissional de Preparação de Técnicos Profissionais de Conservação e Restauro de Documentos Gráficos, Nível III, pretendendo assim formar e captar novos técnicos profissionais especializados.
Áreas de competência do SPCR
O SPCR tem sobre a sua alçada diversas áreas de serviço: Higienização; Restauro; Encadernação; Laboratório de Patologias, Acondicionamento, Microfilmagem, Digitalização e Economato as quais trabalham de uma forma interligada:
Nesse conjunto de tarefas, a grande aposta reside na Preservação, através do melhoramento do ambiente físico de armazenamento, contribuindo para prolongar a vida útil do espólio e reduzir a necessidade de eventuais tratamentos de Restauro.
De forma a atingir as condições pretendidas e no que se refere à preservação do espólio ao seu cuidado, áreas como o Acondicionamento, Espaços de Armazenamento, Controlo das Condições Ambientais e Reprodução (através da Microfilmagem ou Digitalização), são tidas pelo SPCR como primordiais. As suas atribuições incluem, por exemplo, a substituição de materiais armazenados com características ácidas - tais como caixas e capilhas - por materiais com características próprias, que não são nocivas ao documento. Implica também a colocação correcta dos documentos nas prateleiras, a remoção de elementos estranhos que lhes provoquem danos, a reprodução de documentos instáveis (através da Microfilmagem e Digitalização), bem como a limpeza periódica das caixas, livros e prateleiras dos espaços de armazenamento.
Higienização
Cabe a esta secção a higienização de todo o espólio documental que dê entrada no Arquivo Regional da Madeira.
A sala está preparada para receber quatro funcionárias, possuindo para o efeito quatro mesas de higienização que funcionam através da sucção das partículas de pó arrastadas pelas trinchas.
Os documentos deverão ser higenizados folha a folha, sempre que o seu estado de conservação o permita.
Cabe a esta secção efectuar intervenções curativas aos documentos que se encontrem fragilizados.
Tratamentos que podem ser efectuados:
1. Limpeza mecânica
2. Limpeza química
3. Lavagem
4. Desacidificação
5. Consolidação
6. Reintegração
É ainda da sua responsabilidade a monitorização e levantamento do estado de conservação do espólio documental, incorporado; a incorporar; e a selecção dos documentos que permanecerão fora de consulta.
Cabe a esta secção o tratamento das encadernações fragilizadas, podendo esse tratamento, consoante o caso, ser pontual ou integral (através da realização de novas encadernações).
Passam pela encadernação documentos de Arquivo e de Biblioteca (livros pertencentes ao Arquivo Regional da Madeira e à Biblioteca Pública Regional), cujos tratamentos podem ser muito diferenciados.
Laboratório de Patologias
Cabe ao Laboratório de Patologias o acompanhamento e estudo de uma série de actividades:
1. Estudo das Condições Ambientais nas áreas de circulação e permanência dos documentos (Temperatura/Humidade Relativa, Luz);
2. Elaboração de um Plano de Prevenção contra Pestes;
3. Investigações pontuais sobre Patologias de Documentos;
4. Elaboração de um Plano de Prevenção contra Sinistros;
5. Identificação de áreas de risco do edifício;
6. Investigação dos novos tratamentos químicos aplicados em Restauro.
Pode-se considerar o acondicionamento um dos passos mais importantes no sentido de preservar um acervo documental. As escolhas tomadas e a metodologia utilizada influenciam fortemente a preservação a longo termo dos documentos.
O acondicionamento, além de fornecer um suporte físico ao documento, funciona também como protecção contra agentes de degradação externos - tais como as flutuações de temperatura e humidade relativa e o manuseamento continuado. Estes factores, bem como a qualidade dos materiais, métodos de fabrico, aparência e custo são sempre levados em conta. Um dos objectivos principais do Arquivo tem sido o acondicionamento apropriado de todo o acervo, consoante o seu tamanho, formato e composição, trabalho que tem vindo a ser desenvolvido nos últimos nove anos.
Actualmente, o Serviço assume dois outros projectos: o acondicionamento do espólio fotográfico e dos postais.
A área de microfilmagem é uma das áreas fulcrais no plano seguido pelo Arquivo Regional da Madeira. Apesar de ser considerado um trabalho intensivo, moroso e dispendioso, é de extrema importância no que respeita à conservação das colecções.
Com um novo suporte em microfilme, podemos melhorar o acesso dos documentos, estando facilitada a reprodução recorrendo à fotocópia.
Desta forma, é possível preservar o conteúdo intelectual das obras, através da substituição do suporte, reduzindo o desgaste físico que o manuseamento directo pode causar ao documento original.
Esta área tem ainda outros projectos, definidos consoante as necessidades e por vezes interligados com outras áreas do Serviço, entre elas a Encadernação e o Restauro.
O sector está a desenvolver um projecto de transferência de suporte, através da digitalização (conversão de um suporte analógico para um formato digital).
Esta prática de conservação preventiva permite:
· Um acesso visual múltiplo e simultâneo à informação;
· Impressão, envio por mail ou fax, rapidamente e a baixos custos.
O uso desta tecnologia possibilita que a imagem digital possua melhores características de legibilidade que o próprio original, logo, fornece também fidelidade na multiplicação das cópias.
A facilidade e qualidade no acesso à informação, poupando os documentos originais ao manuseamento excessivo, são os objectivos principais desta área.
Ao Economato está delegada a tarefa de aquisição do material necessário e indispensável aos trabalhos que decorrem nas diversas áreas pertencentes ao SPCR.
O trabalho implica:
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A encomenda de material
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Contacto com fornecedores (Pedido de orçamentos)
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Elaboração de requisições
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Encomenda de material
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Recepção do material encomendado
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Verificação e arrumação do mesmo
Implica ainda a gestão do material em stock e a actualização das listas de encomenda de material para o ano seguinte, sendo elaborado um relatório justificativo dos gastos orçamentais.
Áreas de acompanhamento
É ainda da competência do SPCR o acompanhamento de diversos trabalhos directamente relacionados com este serviço, entre eles:
1. Transferência do espólio documental (processo que durará sensivelmente 2 anos).
2. Acompanhamento de futuras incorporações.
3. Apoio à Arquivística na selecção dos documentos a considerar “Fora de leitura”, bem como nas regras de preenchimento do campo “Características físicas” da norma ISAD (G).
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