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Intervenções nos Arquivos Correntes: a gestão documental na Direcção Regional de Planeamento
e Finanças (DRPF)
O Arquivo Regional da Madeira (ARM), no âmbito da prestação de apoio técnico à Administração Regional, de acordo com as atribuições que lhe são cometidas pelo Decreto Regulamentar Regional n.º 2/2005/M, de 10 de Fevereiro, propôs-se reformular o plano de classificação da Direcção Regional de Planeamento e Finanças (DRPF), na sequência do pedido de apoio técnico formulado. Um plano aplicável a todos os documentos recebidos/produzidos no exercício das funções e competências da DRPF, organismo na dependência tutelar da Secretaria Regional do Plano e Finanças.
Na metodologia adoptada, este trabalho resultou em primeiro lugar, da caracterização da entidade produtora através da recolha de informação dos seguintes instrumentos: a lei orgânica, os manuais de procedimentos, os planos e relatórios de actividades e a legislação inerente aos processos de negócio e actividades de cada uma das unidades orgânicas da DRPF.
Após a caracterização orgânico-funcional do organismo, procedeu-se aos levantamentos documentais e à análise da documentação, processo simultâneo ao pedido de designação de um interlocutor para cada direcção de serviços que pudesse esclarecer cada processo e o circuito do mesmo, bem como os diplomas legais específicos ou uma relação da legislação aplicável a ter em conta para cada área. Pediu-se, sobretudo, o envolvimento dos serviços no desenvolvimento do plano, para que o mesmo viesse a ser um instrumento facilitador do trabalho.
Das entrevistas efectuadas junto dos responsáveis de serviço, designados para cada área orgânica para o esclarecimento de dúvidas quanto aos processos em estudo, concluiu-se que a adopção da estrutura funcional para o plano de classificação era exequível.
Se o processo de elaboração de um plano de classificação pode traduzir-se, na oportunidade para rever procedimentos que se considerem desadequados e circuitos documentais internos, então, a fixação das séries poderá manifestar-se, igualmente, numa oportunidade para transformar em processos aquilo que era apenas colecções documentais, isto é “peças” isoladas e desfasadas de um conjunto.
O manual de arquivo, elaborado de acordo com as recomendações da norma NP 4438 (ISO 15489) materializou-se na ferramenta final auxiliar e explicativa do plano de classificação.
Na estrutura, o manual reúne não só a grelha de classificação, mas também a síntese das séries ao explicar o modo de constituição dos processos, ao incluir índices finais dos termos mais complexos ou que foram abandonados no decurso da fixação das classes por questões de funcionalidade, e uma introdução inicial relativa à estrutura orgânico-funcional da DRPF, bem como alguns conceitos de arquivo que considerámos fundamentais. O manual contempla ainda a determinação dos documentos a integrar no sistema de arquivo, de acordo com a recomendação da NP 4438.
Na gestão documental na Direcção Regional de Planeamento e Finanças o passo seguinte, e aliás já iniciado, incide sobre a avaliação e a selecção através da elaboração e implementação de regulamento de conservação arquivístico, que defina os prazos de conservação administrativa e o destino final da documentação, a saber, a portaria de gestão documental.
A técnica superior de arquivo: Rafaela Rodrigues
Bibliografia:
HENRIQUES, Cecília – Manual para a Gestão de Documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998.
NP 4438 (ISO 15489). Informação e Documentação
– Gestão de documentos de arquivo.
Lisboa: IPQ, 2005.
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Capa do Manual de Arquivo, elaborado de acordo com a norma NP 4438/ ISO 15489.
Edifício do Governo Regional, onde está localizada a Direcção Regional de Planeamento e Finanças.
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