O projecto de apoio técnico à Direcção Regional de Estatística teve início em Maio de 2009, com o propósito de efectuar uma intervenção integrada de arquivo, contemplando a inventariação de documentação acumulada, um manual de arquivo e uma portaria de gestão documental.
A iniciativa de contactar o ARM partiu dos próprios serviços e os funcionários mostraram vontade de participar neste projecto. Nestes termos e com a garantia da sua participação sob a nossa orientação técnica, o acordo de colaboração foi assinado.
Foram dadas instruções de preenchimento de folhas de recolha de dados e iniciaram-se os levantamentos documentais, consoante a disponibilidade dos funcionários.
A par da descrição dos documentos de arquivo, foram feitos levantamentos de publicações com baixo índice de consulta pelos utilizadores, de que resultaram duas eliminações: a primeira em 23 de Julho de 2009 (2680 kg) e a segunda a 3 de Março do corrente (1270 kg).
A princípio, apesar da vontade de mudança, houve um certo cepticismo em relação à alteração de certas rotinas de trabalho e de procedimentos.
Foi dada uma explicação aos técnicos da produção e divulgação estatísticas, de forma a sensibilizá-los para o trabalho desenvolvido. Apelou-se ao cumprimento de normas de arquivo, como o preenchimento das unidades de arquivo com a informação básica normalizada e cumprimento dos procedimentos de transferência e do registo da documentação em arquivo.
Neste momento, depois das eliminações, continua-se a trabalhar para a melhoria do serviço de arquivo. Estamos a inventariar a documentação acumulada e prevê-se a elaboração de uma portaria de gestão de documentos.
Quanto à classificação, como o INE usa a Classificação Geral de Actividades propôs-se a adaptação do mesmo documento para uniformizar as linguagens, simplificar a classificação de documentos para a sua recuperação rápida e mais eficaz.
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